广州大学二级校友组织管理办法
（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范和加强广州大学二级校友组织（地方校友联络处、学院校友分会）的管理，依据民政部《社会团体登记管理条例》《广州大学校友会章程》特制定本办法。
第二条 本管理办法适用于广州大学所有以省、市、学院为单位成立的校友组织。
第二章 组织机构与主要职责
第三条 广州大学校友会是广州大学校友工作的最高领导机构。各二级校友组织是校友会的分支机构，接受广州大学校友会的指导、监督和管理。
第四条 各二级校友组织的统一名称为：
1. 地方校友联络处统一名称为：广州大学+地区+校友联络处；
2. 学院校友分会统一名称为：广州大学+学院名称+校友分会。
各二级校友组织名称，应在筹备设立之前报广州大学校友会审批。名称经审核或备案后，必须按照审批后的组织全称或简称使用，不得随意更改。
第五条 二级校友组织常设机构为秘书处或办公室，负责日常工作。
第六条 组成人员包括：会长、副会长、秘书长、副秘书长、监事长等，可根据实际情况设立执行会长或常务副会长。
第七条 主要职责
1、负责二级校友组织的日常工作；负责做好组织建设工作；
2、负责收集、整理、完善本联络处或分会的校友数据信息，印刷本或电子版定期报送学校校友会。及时向校友会上报优秀校友信息；
3、负责组织开展形式多样的活动；加强交流，建立联系校友与母校之间的桥梁和纽带；及时将活动信息报送校友会；
4、收集校友对学校、学院建设和发展的意见和建议；鼓励校友支持学校和学院发展，联系协调落实做好校友捐建、捐赠，及产学研合作等事宜；
5、服务校友，关心校友发展，支持和鼓励校友开展互助合作活动；
6、定期开展理事会年度工作会议，落实部署各项工作任务，及时做好年度总结及工作计划的研究、部署、实施工作。按时报送相关材料；
7、依法依规开展校友工作，自觉维护学校声誉和利益；负责分会建立的交流平台的安全责任；
8、接受广州大学校友会的业务指导和监督管理，认真落实校友会的各项工作安排，共同做好校友工作。
第三章 申报与成立
第八条 广州大学各地方校友联络处、各学院校友分会成立前，应设立筹备组，并以书面形式报送广州大学校友会（校友工作办公室）审批。
1、成立筹备组。筹备组的人数应视所涉及校友实际人数来确定，组员应按照校友所属地域、年级、职业、性别等具有代表性的校友组成。学院校友分会，筹备组组长建议由各学院的院长担任。
2、讨论筹备工作方案。筹备工作方案内容包括：校友分会成立的意义、目的、具体实施方案、校友分会筹备组人员组成及分工等相关消息。
3、向校友会提交“成立广州大学校友会××校友联络处（或校友分会）的报告”，并附二级校友组织工作方案及拟任组织机构建议名单。
第九条 在收到校友会的同意批复后，应及时按照批复的时间开始成立工作。
1、召开预备会议。在承认《广州大学校友会章程》的同时，也可根据实际制订广州大学校友会××二级校友组织章程，二级校友组织章程制定应从本地区（本学院）实际出发，具体制定参照《广州大学校友会章程》及《地方民政部门社会团体章程范本》。提出二级校友组织会长、副会长、秘书长、副秘书长、理事、理事单位等建议名单并报校友会审查备案。
2、召开成立大会。在学校校友会同意筹备二级校友组织报告后，筹备组选定日期，适时召开成立大会。
在成立大会上，现场要有民主选举环节。首先选出理事会成员，再由理事会成员召开会议，选举出会长、副会长、秘书长等人选。选举理事会成员名单时，到会校友人数必须超过应到会人数的三分之二，方可进行选举。对候选人可以投赞成票或者不赞成票，也可以弃权。被选举人获得赞成票超过实到校友人数的一半，方可当选。大会设监票人1-2名，从参加会议的校友中产生，由主持人提名，提交大会表决通过。已被提名为候选人的不得担任。
第四章 换届与届内人员调整
第十条 各二级校友组织应严格按照章程规定及时换届，不能及时换届的应向校友会书面说明理由。
1、校友分会的理事会成员为四年一届。届满时，需在换届大会召开前2个月向校友会（校友工作办公室）提交申请，并同时将本二级校友组织基本情况、工作报告、换届建议人员名单报等相关信息一并提交。
2、召开换届大会。换届大会召开前，按照程序产生新一届分会组织机构人选，并将人员名单报校友会（校友工作办公室）备案。新一届组织机构人选须经民主选举产生，其要求与成立大会上民主选举环节要求相同。
4、换届大会召开后，应由二级校友组织向校友会（校友工作办公室）上报《组织机构改选换届的结果》并附全部名单（包括任职、年级、工作单位、联系方式等信息）。
第十一条 届内进行人员调整，需提前15天，由二级校友组织秘书处、当事人分别提交申请和说明，校友会（校友工作办公室）同意后，分会应召开相关临时会议通过并宣布人事变动。
第五章 附则
第十二条 本办法由校友会、校友工作办公室负责解释。
第十三条 本办法自颁布之日起试行。
